Jak mówić, żeby sprzedać – sztuka prezentacji.

Jak mówić, żeby sprzedać – sztuka prezentacji.

Nieco przydługi wstęp…

Wielu moich znajomych odczuwa lęk przed wystąpieniami publicznymi. Uważają, że nie są w stanie powiedzieć czegokolwiek na scenie, ponieważ trema jest wręcz paraliżująca. Żyją w przekonaniu, że Bóg pozbawił ich pewnej iskry czy umiejętności, która jest niezbędna, aby podzielić się swoimi ideałami przed publicznością.

Glassofobia – prawdziwa naukowa nazwa dla strachu przed wystąpieniami publicznymi – „pojawia się, gdy występujesz lub spodziewasz się prezentacji ustnej lub przemówienia przed innymi ludźmi”[1]. Co ciekawe istnieje mnóstwo naukowych powodów takiej blokady, np. złe wspomnienia dzieciństwa (nieudana akademia teatralna w szkole podstawowej), różnica w statusie odbiorców (ludzie w twoim miejscu pracy na wyższych stanowiskach lub grupy doskonałych specjalistów w swojej branży) czy moje ulubione – brak wiary we własne umiejętności (czyli klasyczne „ja tak nie umiem”).  

Wracając do głównego wątku

Będąc handlowcem dobrze wiesz, że produkt, który sprzedajesz ma zazwyczaj drugorzędne znaczenie. Niezależnie od tego, czy prezentujesz się inwestorom wysokiego ryzyka, kadrze kierowniczej wyższego szczebla czy potencjalnym klientom, musisz zrobić dobre pierwsze wrażenie i wyróżnić się spośród dziesiątek innych mówców, z którymi się spotkają.

Sama myśl o tym wydaje się paraliżująca? Dla niektórych osób przedstawienie się przed garstką słuchaczy może być koszmarem. A gdy jest to pokój pełen ważnych ludzi biznesu, takich jak inwestorzy lub szef, sytuacja staje się jeszcze gorsza.

Jeśli w powyższym akapicie widzisz odbicie swojego problemu, to mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Wystarczy kilka prostych zasad, odpowiedni trening poparty praktyką, abyś w krótkim czasie mógł czarować swoich słuchaczy.

Najlepsi mówcy na świecie zawsze powtarzają, że ludzie, którzy pracują nad swoimi umiejętnościami, zamiast polegać na naturalnych talentach, są tymi, którzy wyróżniają się najbardziej. Ta myśl najlepiej pokazuje, że bycie dobrym mówcom nie oznacza, że taki się urodziłeś tylko, że ciężko na to zapracowałeś. Jeżeli potrzebujesz inspirującego porównania to zapraszam do obejrzenia filmu „Jak zostać królem”. Po takim filmie zrozumiesz, że każdy może zostać mówcą.

Jak zostać królem, reż. Tom Hooper

Aby przygotować się do wystąpienia publicznego nie wystarczy pojawić się o czasie i przeczytać starannie przygotowane slajdy. Za dobrą prezentacją ukryte są dziesiątki godzin pracy, których nie widać na pierwszy rzut oka.

Przed spotkaniem:

1. Podstawą jest profesjonalizm

Przygotowując swoje wystąpienie musisz mieć pewność, że temat wystąpienia masz dobrze zbadany i znasz się na tym co chcesz opowiedzieć swoim słuchaczom.

Podczas prezentacji przed publicznością prawdopodobnie będziesz używać pomocy wizualnych, notatek czy slajdów. Chociaż narzędzia te są pomocne, upewnij się, że nie są one sumą twojej wiedzy specjalistycznej. Są to tylko narzędzia, które pomogą Ci w komunikacji.

Nie polegaj na nich zbyt wiele, bo staniesz się przewidywalny i nudny. Twoja wiedza na temat wystąpienia powinna wykraczać poza slajdy, abyś mógł skutecznie odpowiadać na pojawiające się pytania.

Po prostu musisz wzbudzić zaufanie. Jeśli przywołujesz punkt, który znajduje się na slajdzie, musisz być gotowy aby powiedzieć o nim coś więcej niż tylko przytoczona regułka. Pamiętaj, że słuchacz odbiera Cię z pozycji eksperta. Jeżeli już poświęcił Ci swój czas to wykorzystaj go w możliwie najlepszy sposób.

2. Przygotuj prezentację

Wybierając się na publiczne przemówienie musisz wiedzieć ile czasu poświęcą Ci słuchacze. Jeżeli wybierasz się na spotkanie biznesowe to jest to zazwyczaj 30 – 60 minut. Jeżeli jedziesz na konferencję to zazwyczaj organizator przeznacza 20 minut na konkretne przemówienia. Znając liczbę minut, które masz wypełnić musisz przygotować odpowiednią prezentację.

Jest wiele szkół, które mówi o tym jak przygotować swoje pomoce wizualne. Do niedawna królowało przekonanie, że złotą zasadą jest reguła 10-20-30 Guy’a Kawasakiego.  W skrócie mówi ona, że jako prelegent powinieneś przygotować 10 slajdów na podsumowanie własnych argumentów. 20 minut to czas, jaki przeciętny człowiek może zwracać uwagę, nie tracąc przy tym myśli. (Kawasaki mówi, że w idealnym świecie ostatnie 40 minut godziny prezentera zostanie wykorzystane na sesję pytań i odpowiedzi). 30 to z kolei rozmiar czcionki. Jest on gwarancją że ​​każdy będzie mógł odczytać prezentację, a prezenter jest zmuszony umieścić minimalny ilość tekstu na slajdzie.

Jednak obecnie odchodzi się od tego rozumowania. Jak mówi Kamil Kozieł, nie liczy się liczba slajdów a ich merytoryka [2]. Można opowiadać o 10 slajdach – dwadzieścia minut a równie dobrze można pokazać 20 slajdów w 30 sekund. Najlepszym tego przykładem jest Łukasz Chwiszczuk, który na konferencji – I <3 marketing w bodajże 2018 roku omówił 142 slajdy w 18 minut. Reasumując, nie ważne ile masz slajdów, ważne abyś był w stanie o nich interesująco opowiedzieć w wyznaczonym czasie. A propos czasu.

3. Punktualność = zawsze przed czasem

Jedną z rzeczy, które mogą zepsuć prezentację biznesową, jest nieznajomość miejsca, w którym będziesz mówić. Upewnij się, że dotrzesz na miejsce co najmniej kwadrans przed czasem (w przypadku konferencji czy dużego wystąpienia nawet godzinę wcześniej).

Skonfiguruj sprzęt, który pomoże ci podczas prezentacji m.in. projektor, laptop, pilot czy głośniki. Jeśli w obiekcie jest już skonfigurowany cały sprzęt, upewnij się, że wszystko jest kompatybilne i działa dobrze. Przenieś dowolne pliki z USB lub pobierz je ze swojej poczty e-mail lub chmury.

Jeżeli to możliwie sprawdź, czy są jakieś przeszkody w byciu „słyszanym czy widzianym”. Usiądź w różnych miejscach na widowni, aby upewnić się, że scena jest widoczna i będziesz słyszalny nawet z tyłu. Pomoże ci to ocenić, jak głośno powinieneś mówić.

Kolejną dużą zaletą wcześniejszego przybycia jest to, że możesz spotkać się i przywitać część słuchaczy. Pozwoli Ci to nawiązać lepsze relacje i poczuć się pewniej przed wystąpieniem.

4. Czuj się wygodnie (w ramach określonej konwencji)

Jeżeli dobrze się przygotowałeś, wiesz, że Twoje materiały nie są wywrócone do góry nogami to jesteś gotowy do kolejnego etapu. W co się ubrać na wystąpienie publiczne?

Na temat ubioru w pracy wypowiedziałem się już we wcześniejszym wpisie.

Jednak temat ubioru na spotkanie biznesowe to nieco inna bajka. Dlaczego? Ponieważ Twój ubiór powinien być dostosowany do rozmówców. Wybierając się na międzynarodową konwencję medyczną musisz mieć w szafie przygotowany schludny garnitur. Ale reprezentując agencję kreatywną na spotkaniu z klientem cały garnitur może być odebrany jako nienaturalny. Zwykła marynarka wystarczy a czasami nawet ta będzie zbędna.

Przypomina mi się moja prywatna historia, kiedy to kilka lat temu byłem umówiony z dyrektorem bardzo dużej firmy na spotkanie dotyczące obsługi mailowej. Przyjechałem do biura klienta o 9:00 usiadłem w lobby i czekałem na mojego rozmówcę. Jakie było zdziwienie, kiedy o 9:28 do biurowca wszedł prezes w obcisłym kolarskim wdzianku i zaprosił mnie do sali konferencyjnej. Okazało się, że mieli firmowy challange, aby 2 dni w tygodniu przyjeżdżać do pracy innym środkiem lokomocji niż własny samochód. W ten sposób ja byłem w koszuli i marynarce a prezes w obcisłym body.

Z drugiej strony musimy sobie zdać sprawę, że takie „przywilej ma wyłącznie” Pan Prezes vel Twój rozmówca. Gdybym to ja przyjechał na nasze spotkanie rowerem i wparował w takim body do lobby to już recepcjonistka odebrałaby mnie jako wariata a sam prezes pewnie musiałby pilnie zmienić swój terminarz 😊

Powyższy przykład pokazuje jednak, że wybierając się na spotkanie zawsze warto sprawdzić zwyczaje panujące wśród potencjalnych rozmówców/słuchaczy i dobrać strój tak, żeby każdy mógł się czuć swobodnie. Najlepszym podsumowaniem tego punktu niech będzie wystąpienie Romana Łozińskiego na Mail My Day z 2015 roku.

Reasumując, nie ważne co masz na sobie, ważne abyś ty i Twoi rozmówcy czuli się z tym swobodnie.

W tracie spotkania:

5. Zaraź ludzi swoją pasją.

Jak mawiał jeden z moich ulubionych przełożonych, „nie ważne czy jesteś w trakcie trzeciej czy ósmej prezentacji danego dnia, czy jest 10:00 czy 17:00. Jeżeli masz spotkanie z klientem musisz być tak samo świeży i entuzjastyczny jak podczas pierwszej prezentacji”.

Nikt nie chce oglądać handlowca, który męczy się opowiadając o swojej pracy. Jeśli jesteś zmęczony i znudzony własną prezentacją to uwierz mi, że publiczność prawdopodobnie przeżywa katusze.

Każdy, kto Cię słucha, powinien widzieć, jak bardzo pasjonujesz się tym co robisz. Będzie to bardzo widoczne w mowie ciała , szczególnie w sposobie mówienia, nawiązywania kontaktu wzrokowego i poruszania się po scenie.

Jeżeli nie wiesz jak pobudzić się przed prezentacją to zapraszam do lektury Pani Profesor Amy Cuddy – https://hbr.org/2013/06/how-to-give-a-killer-presentation. W swoich badaniach porusza ona temat tego, w jaki sposób postawa ciała może pobudzać do działania[3].

6. Mocne otwarcie

Żyjemy w świecie mediów społecznościowych, w których widzowie szczególnie upodobali sobie rozrywką formę przekazywania informacji. Dlatego rozpocznij prezentację biznesową z hukiem, aby nadać ton pozostałej części.

Możesz zacząć od statystyki, która zszokuje publiczność czy od kontrowersyjnej hipotezy, która wzbudzi zainteresowanie.

Nie zapomnij uspokoić ich używając takich fraz jak: „Wiem, że zastanawiasz się…”, „… fakt ten może wydawać się szokujący, ale badania potwierdzają to, ponieważ…” itp.

Możesz też zacząć od interesującego obrazu , przyciągającego uwagę filmu lub wzruszającej osobistej historii.

Pamiętaj, pierwsze wrażenie jest bardzo ważne. Od pierwszych kilku minut zależy zapewne czy Twoi słuchacze będą Cię słuchać czy będą błądzić myślami gdzieś daleko za sceną na której występujesz.

7. Opowiedz historię

Najlepszą formą prezentacji jest storytelling, czyli umiejętność ubrania całej sprzedaży w piękne opowiadanie. Historie łączą się z ludźmi znacznie bardziej niż statystyki, wykresy czy nawet szokujące wyniki finansowe.

Historia, którą opowiesz może być oczywiście osobista, może być związana z historią marki, ale najlepiej jeżeli dotyczyłaby konsumentów z którymi odbiorcy mogliby się utożsamiać.

Steve Jobs był świetnym gawędziarzem korporacyjnym i świecił wielkie sukcesy podczas każdej prezentacji produktu Apple. Zobacz jak Steve już w 2007 roku wykorzystywał storytelling, aby budować potrzebę posiadania produktów Apple.

Jobs w trakcie wystąpień nie sprzedawał urządzenia. On opowiadał o wizji swojego świata. Nigdy nie kładł nacisku na techniczne aspekty swoich urządzeń a jedynie na to w jaki sposób pomogą Ci w codziennym życiu. Możesz pracować w podobny sposób, podkreślając problemy i sposób, w jaki twój produkt je rozwiązuje. Opowiadanie historii może sprawić, że Twój biznes stanie się częścią wielkiej narracji, w której Twoi odbiorcy chcą uczestniczyć.

8. Interakcja z odbiorcami

Prezentacja biznesowa może szybko się znudzić, jeśli rozmawiasz „do” publicznością zamiast z nią. Zamień prezentację w rozmowę, angażując odbiorców w dyskusję. Zadawaj im otwarte pytania, zbieraj opinie i łącz się z nimi za pomocą anegdot.

Możesz też „zmusić ich”, by usiedli i pracowali z tobą. Na przykład, możesz poprosić o poniesienie rąk lub nawet o propozycje odpowiedzi na podejmowany przez Ciebie temat.

Nie musisz stać i mówić jak maszyna. Twoi odbiorcy lepiej odpowiedzą na prezentację, jeśli spersonalizujesz interakcje z nimi. Podczas omawiania problemów czy rozwiązań patrz swoim słuchaczom w oczy, aby mieli poczucie, że zwracasz się bezpośrednio do nich.

Kontakt wzrokowy może zapewnić Twoją publiczność, że cenisz jej czas i jesteś wdzięczny za jej obecność.

Uśmiechaj się do widzów, kiedy spojrzysz im w oczy! Jeśli się denerwujesz, zlokalizuj w tłumie pięć lub sześć przyjaznych twarzy i wracaj do nich po wsparcie.

9. A propos śmiechu

Zdarzyło Ci się kiedyś być na długiej prelekcji? Przedłużający się wykład czy szkolenie, które nie miało końca? Z pewnością każdy z nas miał kiedyś tę wątpliwą przyjemność uczestnictwa w takim wydarzeniu. Elementem wspólnych takich wystąpień jest monotonia prelegenta.

Jest to przypadłość na którą „chorują” zawodowi mówcy, którzy codziennie powtarzają ten sam materiał. Rutyna spowodowała, że nie zabiegają oni już o uwagę swoich słuchaczy.

Najlepszym sposobem na „odświeżenie” swojej publiczności jest rozmieszenie ich żartem sytuacyjnym bądź takim który jest bezpośrednio powiązany z tematem Twojego wystąpienia. Może być to anegdota czy historia współpracy czy klientem X.

Ważne jednak, aby żart wpisywał się w tematykę Twojej wypowiedzi. Pamiętaj również, że jest to prezentacja biznesowa. Nie przesadzaj z komedią, bo publiczność nie potraktuje poważnie Ciebie ani Twojej prezentacji.

10. Finalizacja i odpowiedzi.

Na koniec wystąpienia zawsze zostaw sobie kilka minut na ewentualne pytania ze strony publiczności. Twoje odpowiedzi mogą sprawić, że już na tym etapie przekonasz do siebie nowych klientów.

Jeśli zakończyłeś swoją prezentację w niezręcznej ciszy, zadaj sobie kilka pytań i użyj języka, dzięki któremu poznasz obawy swoich odbiorców. Zacznij od wyrażeń typu „Teraz możesz się zastanawiać, czy…”. Takie wyrażenie łagodnie zaprasza słuchaczy do rozmowy  i daje miejsce na wyartykułowanie swoich pytań.

Sposób, w jaki zakończysz prezentację, powinien być mocny i musi zapewnić Cię, że publiczność Cię zapamięta.

Reasumując

Sekretem udanej prezentacji biznesowej jest stworzenie unikatowej więzi z odbiorcami i pokazanie im wartości swoich pomysłów. Powyżej wypunktował te rzeczy, które moim zdaniem są kluczowe, aby odbiorca zapamiętał Cię jako profesjonalistę. Daj znać z w komentarzach poniżej z czym najbardziej zmagasz się podczas prezentacji biznesowych. Być może będę w stanie Ci jakoś pomóc.


[1] Dr Theo Tsaousides – Why Are We Scared of Public Speaking?

https://www.psychologytoday.com/intl/blog/smashing-the-brainblocks/201711/why-are-we-scared-public-speaking

[2] https://prezart.pl/2019/08/09/ile-slajdow-powinna-miec-dobra-prezentacja-2/

[3] https://hbr.org/2013/06/how-to-give-a-killer-presentation

No comments yet. Be the first one to leave a thought.
Leave a comment

Leave a Comment